Номенклатура кадровых документов и сроки хранения

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

• Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
• Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
• Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

• Простота поиска.
• Индексация хранящихся документов.
• Установленный срок хранения материалов.
• Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
• Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
• Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
• Составление актов на их уничтожение.

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

Номенклатуры дел отделов

Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

Бухгалтерия

В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

Юридический

В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

Отдел кадров

В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

1. Составленные кадровиком.
2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

Основной список документов включает в себя:

• Должностные инструкции.
• Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
• Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
• Распоряжения, приказы по персоналу.
• Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
• Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
• Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
• Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
• Справки, служебная переписка.
• Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
• Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

Как правильно составить?

Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

В перечень в обязательном порядке включают:

• Устав организации.
• Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
• Номенклатура дел подразделений.
• Штатное расписание.
• Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
• Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

• Номер (индекс) дела.
• Наименование его.
• Количество папок (единиц хранения) в деле.
• Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

Порядок составления и утверждения

Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно.

Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных.

Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.

Зачем кадровикам номенклатура дел?

В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.

Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые — остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры — нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

Порядок формирования номенклатуры дел

Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно – делами.

Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок – какие бумаги в какую группу будут определяться.

Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.

По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.

Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание. К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры.

Перечень дел кадровой службы — часть номенклатуры всей организации. Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу.

Форма составления номенклатуры дел кадровой службы

Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций (решение Росархива от 06.02.2002 года).

Оформление документа включает:

• полное и сокращенное наименование организации;
• название «Номенклатура дел на ХХХХ год»;
• дата составления;
• утверждающая виза руководителя с датой;
• в конце — фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.

Содержательная часть представляет собой таблицу с 5 столбцами:

кадровой номенклатуры дел

В номенклатуру дел службы персонала включаются документы:

• формируемые кадровиками;
• поступающие к ним из других подразделений, от руководителей, от сотрудников фирмы;
• учетные формы, предусмотренные для ведения кадрового делопроизводства (регистрационные журналы, базы данных, картотеки).

В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят:

1. Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.д.
2. Распорядительные акты по личному составу.
3. Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним.
4. Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
5. Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же — справки, переписка.
6. Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др.
7. Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т.д.

Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала. Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров.

Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись. Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера.

Сроки хранения кадровых документов

Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии — по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации. В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве

Каждая организация ведет кадровый учет исходя из практики, сложившейся за время ее деятельности. Соответственно, и номенклатура дел — документ адаптивный. Если на предприятии не действует коллективный договор, не формируются личные дела работников, то включать их в перечень дел не нужно.

Однако есть общие правила, обязательные для всех кадровых служб:

1. Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив. Во втором – заголовок «трудовые договоры» в таблице отсутствует и включается в комплекс «личные дела».
2. Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.
3. На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.
4. Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год. Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять.
5. Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это – основной учетный документ в кадрах.
6. Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям.
7. Закрытые в текущем году карточки перемещаются в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
8. Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет – обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.
9. Штатное расписание – одна из основ кадровой работы, но в номенклатуре дел отдела персонала он значится как «копия». «Штатка», оформленная на бланке Т-3, — не самостоятельная единица, а приложение к приказу по основной деятельности. Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел. Кадровики могут поместить документ в папку с копиями распорядительно-нормативных актов, но удобнее выделить его в отдельный комплекс. Туда же включаются изменения в штате.

Проект компании «МедиаКит»

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения: образец

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Номенклатура дел отдела кадров

Масштабы деятельности компании предопределяют организацию её документооборота.

Если работа предприятия держится на достаточно большой численности сотрудников, то в обязанности отдела кадров входит довольно обширный перечень.

Ведь все внутренние приказы, распоряжения, заявления и прочие документы требуют постоянного учета и оперативного контроля, что предполагает систематизацию. В этом случае на помощь приходит составление номенклатуры дел отдела кадров.

Что такое номенклатура дел и зачем нужна

В обязанность кадровых служб входит обеспечение и сохранение установленного порядка ведения, хранения и использования документации.

Чтобы не допустить нарушений правил, работники прибегают к формированию специального документа, отражающего перечень официальных бумаг по периодам – номенклатуры дел. Она заверена живой подписью должностного лица. В целом, потребность заведения номенклатуры обусловлена необходимостью совершенствования кадровой работы и стремлением к упрощению системы документооборота.

Номенклатура дел позволяет:

• Оперативно предоставить запрашиваемую информацию;
• Своевременно отправить документацию в архив;
• Учитывать приказы и распоряжения разного срока действия;
• Оставлять акты на доработку или хранение;
• Сохранять важные сведения при реорганизации или ликвидации компании;
• Сконцентрировать данные из распоряжений высшего руководства в адрес подчиненных;
• Уточнять хронологический порядок поступления бумаг;
• Обеспечить должное хранение в рамках установленных сроков;
• Составлять акты на уничтожение по наступлению случая.

Виды номенклатуры дел

Согласно стандартной классификации, проверенной многолетним опытом, в деловой практике используются несколько видов номенклатуры дел:

• Общепринятая (составляется с расчетом применения её в нескольких подразделениях или организациях, осуществляющих свою деятельность в одной сфере или отрасли);
• Примерная (отражается приблизительный список актов, что должны быть внесены в номенклатуру);
• Индивидуально ориентированная (формируется специально для определенного предприятия с учетом его особенностей документооборота).

Как сформировать номенклатуру дел отдела кадров, нормативное регулирование процесса

Поскольку для любой организации необходимо упорядочение документооборота, поступающий поток документации группируют по нескольким важным блокам (акты, касающиеся личного состава, договоры о труде, должностные инструкции). Формирование начинается исключительно после поступления приказа руководства.

На законодательном уровне не принято четких алгоритмов составления номенклатуры, однако процесс можно условно разбить на несколько этапов:

• Изучение документального фонда компании с помощью журнала регистрации отдела кадров, данный этап приобретает особую значимость при формировании номенклатуры впервые (затем ежегодно пересматривается);
• Если составляется не впервые, то первым шагом станет отслеживание последних изменений потока;
• После исследовательского этапа осуществляется процедура заполнения образца;
• Проставление по завершению календарного года итоговой записи по установленной форме (служит подтверждением того, что указанный блок передан в соответствующий отдел или архив)

В некоторых организациях собирается комиссия по согласованию формы документа. В этом случае в номенклатуре выделяется отдельная строка, которая заполняется на заключительном этапе. Обязательно в состав включатся:

• Устав сообщества;
• Штатное расписание;
• Приказы, распоряжения руководителей подразделений;
• Должностные инструкции;
• Акты по регулированию трудовых процессов;
• Трудовые договоры и заявления;
• Документы дисциплинарных наказаний;
• Копии личных данных сотрудников при трудоустройстве.

Нормативное регулирование по формированию номенклатуры осуществляется в рамках федеральных законов, связанных с обработкой персональных данных, конфиденциальной информацией, трудовыми нормами.

Форма и содержание образца номенклатуры дел отдела кадров

По правилам деятельности архивных служб, для заведения номенклатуры используется специальная форма. Однако при этом не установлено унифицированного варианта, что может привести к возникновению различных вопросов и ошибок. Чтобы их избежать, сотрудники отдела кадров должны обратить внимание на основные элементы оформления: преамбулу и табличную часть.

В преамбуле (шапке) прописываются ключевые данные:

• Юридическое имя организации;
• Число, месяц, год утверждения;
• Фактический адрес расположения компании;
• Ф.И.О. и должность лица-составителя и лица, принимающего решение об утверждении (обычно им является директор предприятия); их подпись;
• Название документа по центру.

Таблица на практике включает 5 содержательных колонок:

• Индекс дела или порядковый номер по факту регистрации;
• Название дела согласно классификатору документации;
• Количество дел, томов, частей;
• Срок хранения и соответствующая статья законодательства, на которую опирается составитель;
• Примечания (отмечаются важные дополнения к делу, его статус).

Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров.

Как согласовать, хранить и использовать номенклатуру дел

Составление таблицы, упорядочивающей документооборот, подлежит согласованию. Сам процесс заключается в том, чтобы форма номенклатуры была одобрена архивной службой и экспертной комиссией.

Важно отметить, что для организаций государственной собственности рассматриваемая бумага подлежит хранению в государственных структурах, следовательно, согласование осуществляется только при помощи проверочной комиссии с сопроводительным протоколом.

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения сопровождается следующими особенностями:

• Акты одного типа относят в папку с равным временем актуальности;
• Если документы различаются по периоду, но их необходимо поместить в одно дело, то срок определяется по максимальному из имеющихся;
• Период закрепляется согласно фиксированному ежегодному перечню по архивной документации (выпускается Минкультом);
• Положения о кадровых службах, трудовые договоры маркируются пометкой «бессрочное хранение», копии приказов и заявлений – «временное хранение».

Использование номенклатуры осуществляется в рамках инструкций, установленных заведующим архивом.

Порядок внесения изменений в номенклатуру дел отдела кадров

Каждая организация имеет право вносить корректировки в образец номенклатуры дел отдела кадров, рекомендованный актуальным законодательством в области документооборота.

Ниже представлены ключевые особенности порядка внесения изменений:

• Периодичность исправлений, дополнений – не чаще раза в год;
• Необходимость должна быть обусловлена появлением нового блока бумаг, если их невозможно отнести ни к одной группе по классификации;
• Регламентация внесения зависит от способа согласования;
• В ситуации, когда документ подлежит выходу, он исключается из номенклатуры, а в следующем году уже не отмечается.

Как уточнить номенклатуру на следующий год

Чтобы не было ошибок и неточностей в работе компании, сотрудники обязываются следить за своевременностью отражения записи данных в номенклатуру дел отдела кадров по примеру.

Ежегодно должностное лицо анализирует документацию по колонкам, опираясь на сроки хранения. При возникновении объективной потребности (например, переименовано структурное подразделение) работник имеет право изменить название разделов.

Грамотно составленная номенклатура свидетельствует о квалифицированном подходе компании к организации документооборота. Правильность оформления значительно упрощает делопроизводство, не допускает простоя в работе. (9 голос., 4,10 из 5)
Загрузка…

Номенклатура кадровых документов и сроки хранения

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.

Сроки хранения кадровых документов определяется Перечнем архивных документов

Для дел, содержащих другую категорию Приказов, распоряжений и различной документированной информации (к ним относящиеся сводки, справки, информации или доклады) и касающихся ежегодных плановых и оплачиваемых отпусков, дисциплинарных взысканий, учебных отпусков, графиков дежурств, командировок на непродолжительное время (внутрироссийских или зарубежных), Перечнем установлены 5-ти летние сроки хранения кадровых документов.

• о приеме, совмещении, переводе, перемещении, увольнении;
• о повышении квалификации, об аттестации, о присвоении званий (чинов);
• о награждениях и поощрениях;
• по оплате труда, по различным выплатам и премиям;
• на отпуск, который предоставляется для ухода за ребенком;
• на отпуск без сохранения содержания;
• о смене фамилии;
• на различные виды отпусков для тех, кто работает в тяжелых, опасных и вредных условиях труда;
• о дежурствах, связанных с основной деятельностью;
• о длительных командировках (внутри страны и за рубежом);
• о командировках работников, работающих в тяжелых, опасных и вредных условиях труда.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Номенклатура дел — это специальный документ, в котором содержится систематизированный перечень наименований дел, используемых в организации.

Кроме наименований отдельных дел в этом документе обязательно указывается срок хранения каждого дела.

В общем случае номенклатура дел представляет собой таблицу, содержащую следующие графы: индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения, дополнительные пометки.

В первой графе номенклатуры дел указывается индекс дела. По общепринятым правилам, индекс обозначается арабскими цифрами и состоит из двух частей: цифрового обозначения структурного подразделения либо направления деятельности (первая часть) и порядкового номера наименования дела в пределах данного подразделения (вторая часть).

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

:  Доплата К Пенсии Если Стаж 37 Лет У Женщин

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК.

Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел.

Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения.

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

Курсы, Семинары, Тренинги

Организация в процессе хранения электронных документов в архиве не реже одного раза в 5 лет надо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

Если по итогам экспертизы ценности документов выявлены документы, в которых нет необходимости, нужно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Это необходимо для подтверждения факта уничтожения документов.

Необходимые сроки хранения кадровых документов

• передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
• организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;
• поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.

В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах.

Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст.

6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.

Кадровая документация: сколько и как хранить

Также существуют документы с постоянным сроком хранения — это нормативно-правовые акты и документы хозяйственно-имущественного значения. Такие документы сохраняются до момента ликвидации юридического лица, даже если они не были переданы в государственный архив.

А в 3-й статье поясняется, что именно может являться архивным документом. Согласно законодательным нормам — это любой материальный носитель важной информации, имеющий чёткое название и реквизиты (регистрационный номер и дату издания), позволяющие его без проблем идентифицировать.

Кадровые документы в учреждении

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также надо хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание (п. 656,665 перечня, утвержденного приказом № 558).

Обязательны для гражданских служащих. Для других работников должностные инструкции можно не оформлять. Но лучше их оформить, чтобы регламентировать работу с сотрудниками. Вместе с тем отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательств. И оштрафовать за это трудовики не могут

Новшества в сроках хранения кадровых документов

На заметку
Для некоторых документов в сроках хранения имеется пометка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) . Это означает, что по решению ЭК (ЦЭК) срок хранения таких документов и дел может быть продлен .

Пример
Приказы по административно-хозяйственным вопросам, сформированные в делопроизводстве за 2020 год, должны храниться 3 года (с 1 января 2020 г. по 31 декабря 2021 г.) и могут быть уничтожены не ранее 1 января 2022 г.;

Образец номенклатуры дел отдела кадров на год с новыми сроками хранения

В дело подшиваются: • только оформленные и исполненные документы; • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев; • изданные в одном календарном году. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. Периоды сохранения документации приведены в таблице: Период

Следовательно, она позволяет проводить первую стадию мероприятий по экспертизе степени важности каждого документа. Выполняется индексация дел, то есть документы регистрируют в папки по индексам номенклатуры, которые потом относятся к регистрационным номерам документации;

Кадровый документооборот

Группировка первичных документов бухгалтерий Документы группируются по месяцам, но могут группироваться и за квартал, полугодие или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца. Могут делаться помесячные закладки. Документы должны относиться к определённому учётному регистру.

Запрещается группировать в дела черновые экземпляры документов или черновые записи. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приказ об утверждении учётной политики комплектуется отдельно вместе с приложениями: рабочим планом счетов, формами учётных документов, положениями о порядке инвентаризации, документооборота, контроля).

Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них Акты в произвольной форме. Документы отбираются путём просмотра каждого листа дела. Документы, подлежащие уничтожению, использовать в хозяйственной деятельности НЕЛЬЗЯ. Акт утверждается руководителем и имеет постоянный срок хранения.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 именуемый далее – Перечень Раздел 4.1.Бухгалтерский учет и отчетность.

Извлечение Бухгалтерская (финансовая) отчетность: (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств и др.) годовая- Пост., квартальная – 5л (при отсутствии годовых-пост.) Ст.351 Перечня; Отчеты об исполнении смет: годовые –Пост., квартальные-5л. (при отсутствии годовых-пост.

) Ст.356. Перечня Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)-5 л. Ст.360.Перечня; Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости,и др.): -5л.

( при условии проведения проверки (ревизии) Ст.361 Перечня; — Первичные учетные документы и приложения к ним (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и.др) :-5 л.

( при условии проведения проверки (ревизии) Ст.362 Перечня;

:  Материнский Капитал 2020 Единовременная Выплата 25000

Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2020 году

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

1.

На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты: • наименование организации (в полном виде); • наименование структурного подразделения (в полном виде); • номер дела (в соответствии с номенклатурой); • заголовок дела; • срок хранения документов по номенклатуре; 2. В дело подшиваются: • только оформленные и исполненные документы; • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;

• изданные в одном календарном году.